Lösungswege zur Sicherung Ihrer Forderungen

Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden
Wenn Sie Zahlungsziele einräumen, weil es in der Branche so üblich ist oder weil der Kunde seine „Marktmacht“ ausspielt, sollten Sie zumindest externe Auskünfte über diese Kunden einholen. Kunden mit schlechter Bonität sollten Sie keinen Kredit einräumen. In letzter Konsequenz wäre es besser, auf das Geschäft verzichten.

Räumen Sie Ihren Kunden zeitlich gestaffelte Zahlungsziele ein
Wenn Sie Zahlungsziele einräumen, dann bieten Sie dem Kunden auch immer die Möglichkeit, Skonto in Anspruch zu nehmen, um so sein Zahlungsverhalten nachhaltig zu beeinflussen oder gar zu steuern. Sinnvoll ist die zeitliche Staffelung der Skontierungsmöglichkeiten (zum Beispiel „zahlbar 10 Tage 3 Prozent, 20 Tage 2 Prozent, 30 Tage rein netto“). Bei größeren Geschäften können Sie auch eine Bankbürgschaft zur Absicherung Ihrer Forderungen verlangen.

Mahnen Sie überfällige Rechnungen rechtzeitig und konsequent an
In den Debitoren steckt viel Liquidität, wenn Sie die Rechnungen systematisch überwachen und nach Einräumung eines angemessenen Zahlungszeitraums oder gleich nach Beendigung eines eventuell eingeräumten Zahlungsziels schriftlich auf die Fälligkeit hinweisen. Dabei sollten Sie nicht davor zurückschrecken, auch gute Kunden umgehend an fällige Rechnungen zu erinnern.

Der schnellste Weg zu Ihrem Geld: Lastschriftverfahren, Nachnahme oder Vorkasse
Kunden, mit denen langfristige Geschäftsverbindungen aufgebaut werden sollen, sollten für das Lastschriftverfahren gewonnen werden. Das Lastschriftverfahren ist eine bequeme Form des bargeldlosen Zahlungsverkehrs zur Begleichung von Forderungen. Dabei ermächtigt der Zahlungspflichtige den Zahlungsempfänger, die fälligen Forderungen über eine Lastschrift von seinem Konto einzuziehen. Das Lastschriftverfahren eignet sich besonders für wiederkehrende Zahlungen in wechselnder Höhe oder auch für die regelmäßigen Rechnungen eines Lieferanten. Natürlich ist es auch ein sicherer Weg, die Gegenleistung für gelieferte Waren möglichst umgehend zu erhalten, wenn sie per Nachnahme geliefert wird. So wird mit der Warenübergabe gleichzeitig der Rechnungsbetrag zuzüglich Gebühr fällig. Die Lieferung der Ware gegen Vorkasse ist ebenfalls ein Weg, möglichst schnell und sicher Geld in die Kasse zu bekommen.

Rechnungen möglichst sofort nach erbrachter Leistung stellen
Wenn Sie Ihre vereinbarte Leistung erbracht haben, zögern Sie nicht, unverzüglich Ihre Forderungen in Rechnung zu stellen. Achten Sie dabei besonders auf eine korrekte und vollständige Aufzählung Ihrer erbrachten Leistungen, und stellen Sie sicher, dass die jeweils vereinbarten Preise in Rechnung gestellt worden sind. Jede Ungenauigkeit, jeder Fehler in Ihrer Rechnung kann von Ihrem Kunden dazu genutzt werden, die Zahlungen hinauszuschieben oder zu verweigern. Was gehört in eine Rechnung:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung beziehungsweise Leistung
• Nach Steuersätzen und -befreiung aufgeschlüsseltes Entgelt
• Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung

Rechtsgrundlage zur Erstellung einer Rechnung mit genannten formalen Inhalten, ist das Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 und 5). Danach ist der Unternehmer, der eine Leistung an einen anderen Unternehmer ausführt, seit 1. Januar 2004 grundsätzlich verpflichtet, eine Rechnung mit oben aufgelisteten Punkten auszustellen. Auch über steuerbefreite Umsätze ist eine Rechnung auszustellen. Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird.

Wenn Sie oben genannte Voraussetzungen erfüllt haben, so ist zumindest die Möglichkeit, dass der Kunde den Rechnungsbetrag wegen formaler Mängel der Rechnung nicht begleicht, nicht gegeben.

Darüber hinaus sollten Sie noch folgende Bedingungen klären, um Ihren Zahlungsanspruch realisieren zu können:

• Wurde die Ware vollständig an den Kunden geliefert?
• Wann wurde die Rechnung an den Kunden versandt?
• Gibt es berechtigte Reklamationen des Kunden?
• Wurde das vereinbarte Zahlungsziel dem Kunden gewährt?
• Wurde die Rechnung richtig gebucht?

Erinnern Sie Ihren Kunden konsequent an fällige Rechnungen
Oftmals ist die unkonventionelle Vorgehensweise der schnellste und sicherste Weg, an Ihre Außenstände zu gelangen. Rufen Sie Ihren Kunden doch einfach an und fragen Sie nach dem Verbleib des fälligen Rechnungsbetrages. Freundlich „verpackt“, mit der entsprechenden Nachhaltigkeit, bewirkt diese Methode oftmals, dass ein Rechnungsbetrag umgehend überwiesen wird. Vielleicht ist es ein Kunde, der keine ordentliche Buchhaltung beziehungsweise Kreditorenliste erstellt hat. Setzen Sie dem Kunden einen Termin, bis wann der Rechnungsbetrag überwiesen werden muss. Sollte dies nicht fruchten, so schicken Sie ihm nochmals ein freundlich gehaltenes „Erinnerungsschreiben“, bis wann der Rechnungsbetrag endgültig auf Ihrem Konto eingegangen sein muss. Sollte dann nach dem festgelegten Zeitpunkt noch immer kein Geld auf Ihrem Konto sein, so können Sie mit dem Kunden eventuell eine Ratenzahlung vereinbaren. Ein härterer Schritt wären gerichtliche Maßnahmen oder Sie beauftragen ein Inkassounternehmen mit dem Forderungseinzug.

Vertriebsmitarbeiter in das Inkasso mit einbinden
Machen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern klar, dass erst mit dem Zahlungseingang ein Geschäft abgeschlossen ist. Schon während des Verkaufsgesprächs sollte der Kunde dahingehend beeinflusst werden, dass Bestandteil der Vereinbarungen auch die pünktliche Überweisung des Rechnungsbetrages ist. Lassen Sie bereits im Verkaufsgespräch klären, ob der Kunde Skonto beansprucht oder lieber ein längeres Zahlungsziel – jedoch nicht länger als 30 Tage – haben möchte. Versuchen Sie vor allem, die Entscheidung des Kunden auf die für Sie günstigste Zahlungsweise zu lenken. Eventuell können Sie die Vertriebsmitarbeiter mit dem Inkasso der Forderungen beauftragen.

Finanzielle Reserven zur Überbrückung der Zahlungsverzögerungen anlegen
Um die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang überbrücken zu können, sollten Sie ausreichenden Spielraum auf Ihrem Kontokorrentkonto haben. Sprechen Sie mit Ihrem Kundenberater der Bank darüber, ob eventuell kurzfristig der Kontokorrentkredit ausgeweitet werden kann, um kurzfristige Liquiditätsengpässe durch diese Maßnahme vorübergehend auszugleichen.

Hinweise auf das Forderungsausfallrisiko in Ihren Außenständen
Wie kann man erkennen, dass Forderungen gefährdet sind? Natürlich kann nicht immer erkannt werden, wenn der Kunde nicht zahlungsfähig ist oder gar vor der Pleite steht. Es gibt jedoch gewisse Warnzeichen, die einen Liquiditätsmangel und beginnende Zahlungsunfähigkeit deutlich signalisieren:

• Auftragsstornierungen
• Nachgiebige Preisverhandlungen
• Häufung der Auskunftsanfragen von Banken und Lieferanten
• Häufiger Personalwechsel im Management
• Außergewöhnliche Investitionen
• Krise einer speziellen Branche und allgemeiner Konjunkturrückgang
• Negative Einflüsse aus dem privaten Umfeld
• Schleppende Zahlungen
• Überschreitung des Zahlungsziels
• Der Wunsch des Kunden nach längeren Zahlungszielen
• Der Kunde nimmt Skontoabzug nicht mehr wahr
• Erhöhung der Zahlungen mit Wechsel
• Unpünktliche Akzepteinlösung
• Bitte um Wechselprolongation
• Zahlung erst nach Mahnung
• Besonders extreme Maßnahmen (Wechselprotest, Scheckrückgaben, Pfändungen, Forderungsklagen)

Sollten mehrere dieser Warnsignale auf Ihren Kunden zutreffen, so wäre es angebracht, nur noch gegen Vorkasse zu liefern. Ist der Kunde damit nicht einverstanden, so verzichten Sie lieber auf das Geschäft. Sie ersparen sich damit viel Ärger und Unannehmlichkeiten. Außerdem schützen Sie sich vor finanziellen Verlusten, die letztendlich auch den Bestand Ihres Unternehmens gefährden können.

Finden Sie die richtige Balance zwischen Konsequenz und Kompromiss
Versuchen Sie bei Ihrem „Mahnverhalten“ die Balance zwischen konsequentem Mahnen und differenzierter Vorgehensweise zu finden. Versuchen Sie herauszufinden, bevor Sie den gerichtlichen Mahnweg beschreiten, warum der Kunde nur zögerlich zahlen will. Vielleicht ist er nur deshalb nachlässig in seinem Zahlungsverhalten, weil er keine Terminierung seiner offenen Verbindlichkeiten hat oder generell eine „schlampige“ Aufbewahrung buchhaltungsrelevanter Belege. Wenn dieser Mangel behoben werden kann, wird der Kunde vielleicht zu einem „guten“ Zahler und damit auch zu einem verlässlichen Kunden. Liegt jedoch das zögerliche Zahlungsverhalten an einem ständigen Liquiditätsengpass, so sollten Sie sich überlegen, ob Sie  rundsätzlich nur gegen Vorkasse liefern oder gar die geschäftlichen Kontakte zu diesem Kunden abbrechen, um so das eigene Unternehmen vor Verlusten zu schützen.

Erstellen Sie einen „Offene-Posten-Überwachungsplan“
Durch die Erstellung eines Offene-Posten-Überwachungsplans können Außenstände leicht überwacht werden. Dabei sollten Sie besonders darauf achten, dass die Rechnungserstellung und die Rechnungsversendung an den Kunden zeitlich mit der erbrachten Leistung übereinstimmt, um möglichst schnell den Rechnungsbetrag überwiesen zu bekommen.

Quelle: Gründung & Franchising 2007/2008; Erfolgreich Selbstständig; BusinessVillage Verlag; ISBN-13:978-3-938358-65-8